Mentorin merkintöjä 31 – Luottamuksen rakentuminen verkostoissa

Suorituskykyjen kehittäminen keskinäisten kilpailijoiden välisen luottamuksen varassa

Pekka Kurvinen

Kapteeni Markus Gardbergin johtamisen tieteenalaan lukeutuva artikkeliväitöskirja Trust and Routines in Multi-supplier Networks” tarkastettiin julkisesti Maanpuolustuskorkeakoulussa 10. syyskuuta 2021. Väitöskirjassa pohditaan ja arvioidaan luottamuksen rakentumista ja rutiinien muodostumista monitoimittajaverkostoissa. Näiden yhteenliittymien paradoksina on, että toimijat voivat samanaikaisesti olla keskenään kilpailijoita. Verkostojen on kuitenkin toimittava tehokkaasti, koska Puolustusvoimien suorituskykyjen kehittäminen on yhä useammin ulkoisten sidosryhmien varassa. 

Valtioneuvoston puolustusselonteossa (2021) korostuu kumppanuuden käsite. Kumppanuudella tarkoitetaan Puolustusvoimien ja yksityisen sektorin palveluntuottajan sopimukseen perustuvaa pitkäjänteistä yhteistyötä, jossa palveluntuottaja tarvittaessa varautuu ja sitoutuu tuottamaan palvelut myös poikkeusoloissa. Strateginen kumppanuus on Puolustusvoimien ja yksityisen sektorin palveluntuottajan välisen yhteistyön syvällisin muoto. Strategiselle kumppanuudelle ovat ominaista keskinäinen luottamus, avoimuus ja yhteiset kehittämistavoitteet sekä osapuolten varautuminen, toimintatapojen kehittäminen ja poikkeusolojen toiminnan harjoittelu jo normaaliolojen aikana. Strategisen kumppanin tuottamilla palveluilla on kriittinen vaikutus Puolustusvoimien ydintoimintaan ja niihin liittyy keskeisiä valtion turvallisuusetuja.

Markus Gardberg tarkastelee luottamuksen rakentamista yhteistyöhön perustuvassa monen toimittajan verkossa. Painopiste on vähän tutkitussa tekijässä, jossa monen toimittajan verkosto pakottaa mahdolliset kilpailijat yhteistyöhön. Tällaisen toimijajoukon tarkoituksena on kehittää ja ylläpitää monimutkaisia julkisen sektorin tieto- ja viestintätekniikkajärjestelmien kaltaisia systeemejä. Tutkijan mukaan verkoston yhteistyöluonne aiheuttaa lukuisia tuottavuushaasteita. Artikkelin tavoitteena onkin selvittää, miten luottamuksen rakentaminen voi lievittää tämänkaltaisia vaikeuksia.

Tutkimukseen osallistujat edustivat Suomen yksityistä ja julkista sektoria, joiden tehtävänä on rakentaa tieto- ja viestintätekniikka Puolustusvoimille monen toimittajan verkossa.

Tutkimuksessa havaittiin, että luottamuksen rakentamiseen vaikuttavat sekä rakenteelliset että toiminnalliset funktiot. Esimerkiksi roolit ja vastuut nousivat tärkeäksi rakenteelliseksi tekijäksi, ja viestintää pidettiin ratkaisevana toiminnallisena tekijänä.

Rakenteelliset ja toiminnalliset tekijät innovoinnin ja ongelmanratkaisun esteenä

Tutkimus sijoittaa monen toimittajan verkoston allianssikehitykseen, jolloin kaksi ominaisuutta näyttää erottavan monitoimittajaverkon muista liittoumatyypeistä. Ensinnäkin tapa, jolla toimijat muodostavat yhteyden verkostoon, on epätavallinen. Verkosto on päätoimija, kun taas muut toimijat (toimittajat) liittyvät verkostoon vain päätoimijan kanssa tehdyillä sopimuksilla. Toimittajien on pakko innovoida ja ratkaista ongelmia yhdessä. Tämä voi olla hankalaa ja verkkoa heikentävää, koska toimittajat ovat usein potentiaalisia kilpailijoita keskenään toimintakenttien ja osaamisen päällekkäisyyksien ansiosta.

Keskinäisen kilpailuasetelman ohella yhteistyöhön perustuva monen toimittajan verkko on integroitu sekä pysty- että vaakasuunnassa. Vertikaalisessa rakenteessa on päätoimija sekä useita muita enemmän tai vähemmän merkittäviä ja voimakkaita rooleja. Horisontaalisessa rakenteessa taas toimittajat joutuvat integroimaan ponnistelunsa.Monen toimittajan verkossa näkyvät pelisäännöt voidaan jakaa rakenteellisiin ja toiminnallisiin tekijöihin. Rakenteelliset tekijät käsittävät järjestelmätason sekä organisaatiotason ja yksilöllisen tason. Toiminnallinen tekijä kilpistyy sääntöjen vuorovaikutukseen.

Kuva: Markus Gardberg: Trust and Routines in Multi-Supplier Networks

Järjestelmätasolla tutkimus tunnistaa alateemoja. Niistä ensimmäisessä, rakenteellisessa alateemassa puolustusteollisuudessa toimittajat ovat työskennelleet yhdessä pitkään, mikä on auttanut niitä tutustumaan toisiinsa: muiden kykyjen ja taitojen tietämys osoittautui merkittäväksi luottamuksen rakentajaksi. Vakiintuneilla rakenteilla on kuitenkin myös huonot puolensa. Ne ovat luoneet vanhoja rakenteita, joita on vaikea purkaa.

Toinen alateema koskee sääntöjä, kulttuuria ja prosesseja. Nämä ovat turvallisuuden kaltaisia tekijöitä, jotka pakottavat toimijat käyttäytymään tietyllä tavalla. Säännösten lisäksi kulttuurin nähtiin vaikuttavan myös yhteistyöhön ja yhteenkuuluvuuden tunteeseen.

Kolmas alateema käsittää roolit ja vastuut, joiden katsotaan olevan ratkaisevan tärkeitä monen toimittajan verkossa. Jokainen toimittaja näyttäisi tarvitsevan selkeät rajat toimiakseen ja tehdäkseen yhteistyötä tehokkaasti. Ilman näitä rajoja luottamusta ei voida rakentaa.

Päätoimijan moninainen rooli on keskeinen muiden muassa verkoston rakentamisessa eli toimittajien valinnassa, toiminnan valvonnassa, toimien priorisoinnissa ja ohjaamisessa, ristiriitojen ratkaisemisessa sekä toimijoiden sitoutumisessa verkostoon. Päätoimijan rooli korostuu erityisesti yhteistyön alkuvaiheessa. Tuolloin toiminnot eivät ole vielä vakiintuneet, ja siksi selkeän kehyksen luominen on tärkeä.

Jatkuva muutos roolien ja vastuiden tulppana

Rooleihin ja vastuisiin liittyy kaksi suurta haastetta. Yhtäältä jatkuva muutos ja kehitys suovat uusia mahdollisuuksia, jotka avautuvat usein ketterässä kehitystyössä. Murros vaatii selkeitä sääntöjä siitä, miten muutokset tehdään sekä päätoimijan nopeaa opportunistisen käyttäytymisen estämiseksi. Toinen haaste on toimittajien etujen tai kykyjen päällekkäisyys. Tämä aiheuttaa ongelmia, kun kaksi tai useampi toimija pystyy tarjoamaan palvelua samoin kuin kohde, joka saa heidät ”kilpailemaan kilpailussa” oman edun tavoittelemisen maksimoimiseksi. Menettely johtaa Gardbergin mukaan opportunismiin ja protektionismiin. Uuden toimittajan liittyminen verkkoon muuttaa myös olemassa olevia rakenteita ja pakottaa roolien uudelleen jakamiseen, mikä edellyttää päätoimijaa asettamaan rajat.

Neljäs ja viimeinen alateema koskee viestintäfoorumeita. Pelisäännöt voidaan välittää virallisilla ja epävirallisilla alustoilla. Edellisiä ovat sopimukset, hallitukset, viralliset asiakirjat, testaustilanteet, alkutapahtumat ja viralliset kokoukset. Jälkimmäisiä foorumeita taas ovat puhelut, sähköpostit, epäviralliset kokoukset ja työpajat. Yhteistä näille on se, että sitovia päätöksiä ei tehdä, mutta muita asioita valmistellaan. Luottamusta ei voi rakentaa ilman avointa ja jatkuva vuorovaikutus eri toimijoiden välillä.

Monen toimittajan verkostoon vaikuttavat sekä yksilölliset että organisatoriset ominaisuudet. Yritykset pyrkivät olemaan kannattavaa, mikä ilmeni toimittajien ahneutena kasvattaa osuuttaan mahdollisimman paljon. Menettely on omiaan lisäämään yhteistoimintaa vaikeuttavia opportunismia ja protektionismia. Myös yksilöillä on myös uralla etenemiseen ja toisaalta ammattietiikkaan liittyviä itsekeskeisiä etuja.

Epäselvissä vastuukysymyksissä viestinnän puute on tutkimuksen mukaan vaaraksi koko verkolle, koska tarvittavat tiedot pidätetään, kunnes rooliongelma on ratkaistu. Vaikeuksia tulee, jos yksi yritys saa etua ilman yleistä sopimusta.

Luottamukselliset henkilösuhteet perustuvat vuorovaikutustaidoille

Viestinnän merkitys kitkan vähentäjänä korostuu myös henkilösuhteissa. Ihmiset, jotka tulevat toimeen keskenään jakavat enemmän tietoa, mikä auttaa lisäämään tilannetietoisuutta ja ennakoimaan tulevaisuutta. Ihmiset rakentavat luottamusta, koska on helpompi uskoa muiden ihmisten osaamiseen ja halukkuuteen hoitaa tehtävänsä.

Ihmisen osaaminen on luottamuksen rakentamisen perusta. Se vaatii perehtymistä yrityksen politiikkaan ja monen toimittajan verkostossa työskentelyn sääntöihin. Väen vaihtuvuudessa on sudenkuoppansa: uuden henkilöstön täytyy tutustua muihin ja riittävän perehtynyt ennen kuin se kykenee suorittamaan tehtävänsä. Puolustusvoimissa tehtävien vaihtuminen ja vuorottelun tutkimus kokeekin erityisen ongelmalliseksi etenkin, jos uusi henkilö yrittää vaikuttaa tavoitteisiin tai prosesseihin. Myös tilannetietoisuutta voidaan tehostaa viestinnän avulla, mikä lieventää rakenteiden ja vuorovaikutusten epävarmuutta.

Monen toimittajan verkoston toiminnalliset ominaisuudet vaikuttavat myös luottamuksen rakentamiseen, jota Gardberg kutsuu vuorovaikutussäännöiksi. Vuorovaikutussäännöt käsittävät kaksi alateemaa, jotka ovat viestintäsäännöt ja käyttäytymissäännöt. Tutkija huomauttaa, että viestinnän on oltava tasa-arvoinen siten, että kaikki toimijat saavat samansisältöiset tiedot hankkeesta. Toiseksi on otettava huomioon sanoman muoto ja vastaanottaja. Jotkut toimijat vaativat virallisia asiakirjoja ennen tekoja voi alkaa, kun taas toiset tyytyvät epäviralliseen viestintämuotoon. Kolmanneksi viestinnän on oltava aktiivista ja jatkuvaa. Säännöllinen, avoin ja läpinäkyvä vuorovaikutus auttaa yksilöitä ja organisaatioita tutustumaan paremmin toisiinsa ja siten rakentamaan luottamus.

Kuva Pixabay Gerd Altmann

Vuorovaikutussäännöillä on kuitenkin varjopuolensa. Näkyvimpinä ovat luottamuksellisuuskysymykset. Toinen haaste liittyy viestinnän pitkäaikaisiin vaikutuksiin ja kolmas viestinnän sääntelyyn. Ongelmatilanteiden käsittelyn ja poikkeamien avoimen raportoinnin avulla toimijat voivat valmistautua tulevaisuuteen ja suunnitella sen mukaan.  Poikkeamia aiheuttavat muiden muassa tulokset, tavoitteet, säännöt, kulttuuri, roolit ja vastuut.

Päätoimijalla on päävastuu pelisääntöjen asettamisesta ja siitä, että muut toimijat seuraavat niitä. Käyttäytymisen keskiössä on rehellisyys. Tämä ei rajoitu vain viestintään, vaan kattaa myös esimerkiksi tavoitteiden suunnittelun ja asettamisen. Monitoimittajaverkostolla on monia keskinäisiä riippuvuussuhteita, jotka pakottavat toimijat tavoitteelliseen yhteistyöhön, mikä edellyttää yhteisten etujen huomioimista ja joustavuutta.  Huomio voidaan osoittaa olemalla joustava ja ammattitaitoinen, kunnioittamalla yhteisiä ja yksilöllisiä tavoitteita, osallistumalla, ratkaisemalla muiden kohtaamia ongelmia ja jakamalla toisille tärkeitä tietoja. Puhutaan tiimihengestä. Tarvitaan myös sopeutumista, jonka avulla voi auttaa yksittäisiä ja organisaation toimijoita puhumaan samaa kieltä ja toimimaan ennakoitavasti.

Operatiiviset suhteet edellyttävät luottamuksellisen ympäristön

Gardbergin mukaan sopimusperusteiset operatiiviset suhteet edellyttävät luottamusta. Toisaalta luottamus vaatii eli ympäristön, johon se voidaan rakentaa. Tutkija analysoi Puolustusvoimien ja sen siviiliurakoitsijoiden välillä tehtyä kahdeksaa sopimuksesta. Johtopäätöksenä on, että sopimukset tukevat ympäristöä määrittelemällä asiaankuuluvan oikeudellinen sääntelyn, viestintäprosessit ja vuorovaikutusfoorumit. Luottamuksen rakentamisesta näyttäisi olevan hyötyä, jos sopimukset toteutettaisiin viidellä tavalla – perustamalla vähemmän viestintäfoorumeita, mainostamalla henkilökohtaisia ​​suhteita ja mahdollisesti poikkeamalla intresseistä, tarjoamalla enemmän viestintää muiden kuin avainhenkilöiden kautta ja harkitsemalla huolellisesti rajoittavan luottamuksellisuuden tarvetta.

Rutiineja on pidetty kriittisenä tekijänä Puolustusvoimien ja yksityisten toimijoiden yhteisessä menestyksessä. Tutkimus osoittaa, että toimijat yrittävät rutinoida prosesseja ja rakenteita kehittyvässä verkossa viestinnän ja rajoitusten kaltaisten toimintojen avulla. Rutinointi käsittää myös ajan, puitteet, sekä toimijoiden ja verkoston toimintojen tukemat tai estämät tehtävät. Johtopäätöksenä on, että Puolustusvoimien ja yksityisen sektorin välisen verkoston tulisi keskittyä neljään näkökohtaan rutinoinnin onnistumiseksi – viestintään, tulkintaan, ymmärtämiseen, puitteisiin ja vakauteen. Vuorovaikutusongelmien ohella haasteita näyttäisi muodostuvat esimerkiksi viestinnässä, johtamisvälineissä, turvallisuudessa, taloudessa, koulutuksessa, motivaatiossa ja henkilökemioissa. Tutkija pohtii luottamusta ja rutiineja tulevaisuuden menestyksen viitoittajina.

Johtopäätöksenä on, että organisaatiot tarvitsevat ennakoitavuutta voidakseen toimia nykypäivän monimutkaisessa ympäristössä. Luottamus ja rutiinit näyttäisivätkin osoittavan tehokkaasti tulevan tapahtuman,jos niitä tutkitaan prosessin ontologisesta näkökulmasta toimijan ontologisen näkökulman sijaan. Tutkijan mukaan luottamuksessa on kyse odotuksista, uskosta siihen, että jotain tapahtuu, joten se tapahtuu lähinnä tulevaisuuden ennustamisen avulla. Hänen mukaansa luottamus ilmenee yksilö-, yhteisö- ja instituutiotasoilla.

Luottamus korostuu laaja-alaisessa vaikuttamisessa

Valtioneuvoston puolustusselonteon (2021) mukaan puolustushallinto varautuu laaja-alaiseen vaikuttamiseen yhdessä muiden toimijoiden kanssa osana kehittyvää kokonaisturvallisuuden mallia. Laaja-alaisen vaikuttamisen hallinta edellyttää usean hallinnonalan ennakointia ja varautumista sekä julkishallinnon kattavan yhteistyön syventämistä yksityisen sektorin, järjestöjen ja kansainvälisten kumppanien kanssa. Viranomaisyhteistyötä ja toimivaltuuksia, kyberpuolustuksen kansallista ja kansainvälistä yhteistyötä sekä strategista viestintää ja informaatiopuolustusta on kehitettävä edelleen vaikuttamiseen vastaamiseksi.

Puolustusvoimien logistiikka perustuu Puolustusvoimien ja palveluja tuottavien yksityisen sektorin ja muiden yhteiskunnan yhteistoimintatahojen muodostamaan logistiikkajärjestelmään. Logistiikkajärjestelmän toiminta on vakiinnutettu ja kumppanien osalta on keskitytty erityisesti valmiuksien kehittämiseen. Teknologioita kehitetään yksityisen sektorin johdolla, ja se edellyttää kansallisen turvallisuuden näkökulmasta toimivaa sääntelyä.

Entisestään vahvistettavissa paikallisjoukoissa hyödynnetään aiempaa paremmin reserviläisten paikallistuntemus ja siviilissä hankittu osaaminen, jolloin monitahoisesta vuorovaikutuskyvystä kumpuava luottamuksen rakentaminen on ensiarvoinen. Sotilaallisen huoltovarmuuden turvaaminen edellyttää, että sotilaallinen varautuminen ja siviiliyhteiskunnan häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautuminen yhteensovitetaan sekä yhteistyötä Huoltovarmuuskeskuksen ja muiden huoltovarmuustoimijoiden kanssa tiivistetään.

Kapteeni Markus Gardbergin mitä ajankohtaisin väitöskirja puuttuu Puolustusvoimien yhä lisääntyvään monen monialaiseen ja -tahoiseen viranomais- sekä yksityistoimijoiden yhteistoimintaan. Muuttuvassa toimintaympäristössä teknis-tieteellis-toiminnalliset vaatimuksen edellyttävät erityisosaamista, jossa luottamukselliset, yhteistä pitkäjänteistä menestystä tavoittelevat pitkäjänteisesti sitoutuvat klusteri- ja kumppanuussuhteet ovat ensiarvoiset. Tarkastelukulma, luottamuksen rakentaminen rutiineissa, on itse asiassa paradoksaalinen: rutiineissa luottamuksen saattaisi kuvitella jopa helposti saavutettavaksi, kun taas murroksissa ja kriiseissä, tuntemattomien toimijoiden yhteistoiminnassa, luottamus olisi synnytettävä alusta alkaen.

Kilpailuasetelmista huolimatta arvo-, etiikka- ja tavoiteperusteinen luottamus on kyettävä rakentamaan. Tutkimuksen ydin käy selkeydessään ohjeesta taikka käsikirjasta, jollaiseksi sen soisi suomennettavan. Monet löydöksistä ovat aiemmasta tutkimuskirjallisuudesta tuttuja, mutta erityisen lisäarvon tuo monen toimijan allianssin yhteisten tavoitteiden löytäminen ja niiden saavuttaminen. Ratkaisun avain ei ole asioiden johtamisessa, rakenteellisissa eikä oikeudellisissa prosesseissa vaan tavoitteellisessa, kaiken suuntaisessa, avoimessa ja läpinäkyvässä – luottamuksellisessa – vuorovaikutuksessa. Siinä jokainen toimijaosapuoli on tasa-arvoinen ja -veroinen.

Lähteet:

Gardberg, M. (2021). Trust and Routines in Multi-Supplier Networks. Osoitteessa https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/181585/Gardberg_Trust%20and%20routines%20in%20multi-supplier%20networks_net.pdf?sequence=3&isAllowed=y (Luettu 10.9.2021)

Valtioneuvosto. (2021). Valtioneuvoston puolustusselonteko. Osoitteessa https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/163405/VN_2021_78.pdf?sequence=1&isAllowed=y (Luettu 10.9.2021)

***

Kirjoittaja, KTT, majuri evp Pekka Kurvinen työskentelee itsenäisenä johdon konsulttina ja valmentajana sekä tietokirjailijana.
kurvisen.pekka(at)gmail.com, Twitter: (at)PKurvinen

Risto Sinkko: Natoon liittyminen ja sota Ukrainassa aktiivisesti keskusteltu ja mielipiteet tutkittu